POLÍTICA DE FUNCIONAMIENTO DEL CANAL ÉTICO

Janus Consultora, en su compromiso con la ética, la integridad y la transparencia organizacional, establece el Canal Ético como una herramienta clave dentro de su Sistema de Cumplimiento Normativo. Esta política tiene como finalidad regular el uso, gestión y operatividad de dicho canal, garantizando un entorno seguro, confidencial y libre de represalias para quienes comuniquen hechos presuntamente irregulares.

La presente política aplica a todos los profesionales de Janus Consultora, sin distinción de nivel, función o ubicación geográfica, y se extiende a terceros con vínculos relevantes, como socios comerciales, colaboradores externos o entidades vinculadas, siempre que sus acciones puedan afectar a la organización o contravenir sus normas internas.

Los objetivos de esta política son los siguientes:

• Ofrecer un medio formal y accesible para comunicar infracciones éticas, legales o reglamentarias.

• Asegurar una gestión rigurosa, objetiva y confidencial de las comunicaciones recibidas.

• Proteger a las personas denunciantes frente a cualquier tipo de represalia.

• Promover la cultura del cumplimiento y de la responsabilidad individual dentro y fuera de la organización.

• Establecer las directrices para la recepción, tramitación, seguimiento y resolución de las denuncias.

3.1. ¿Qué puede reportarse?

Se podrán comunicar hechos o sospechas fundadas sobre comportamientos contrarios a la legalidad, principios éticos o normativas internas, tales como:

• Corrupción o soborno

• Conflictos de interés

• Acoso laboral o discriminación

• Prácticas fraudulentas o contables

• Vulneración de derechos laborales o humanos

• Riesgos para la salud, seguridad o medioambiente

• Revelación indebida de información confidencial

• Incumplimientos regulatorios o contractuales

3.2. ¿Cuándo se debe comunicar?

El reporte deberá realizarse tan pronto como se disponga de información verosímil sobre una posible irregularidad. No es necesario que el denunciante tenga plena certeza, pero sí un fundamento razonable.

3.3. Canales disponibles

Janus Consultora pone a disposición los siguientes medios para realizar las denuncias:

• Canal interno digital accesible desde la web corporativa

• Correo electrónico seguro designado para el cumplimiento normativo

• Comunicación escrita confidencial dirigida a la Dirección de Cumplimiento

• Teléfono de contacto habilitado exclusivamente para este fin

3.4. Identificación del denunciante

Se permite la denuncia tanto identificada como anónima. En caso de optar por identificarse, se garantizará la confidencialidad de los datos y el respeto a su privacidad, conforme a la legislación aplicable.

3.5. Protección frente a represalias

Janus Consultora prohíbe estrictamente cualquier tipo de represalia, directa o indirecta, contra quien haya actuado de buena fe en la formulación de una denuncia. La organización se compromete a adoptar las medidas necesarias para prevenir, mitigar o sancionar este tipo de conductas.

3.6. Tratamiento y protección de datos personales

Los datos recopilados durante el proceso de denuncia serán tratados de conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales. Se limitará el acceso a los mismos exclusivamente al personal autorizado para su análisis e investigación.

Las denuncias serán recibidas por el área responsable del cumplimiento normativo, que valorará su admisibilidad y determinará las actuaciones necesarias. En todos los casos se garantizará:

• Recepción y acuse de recibo en un plazo máximo de siete días.

• Evaluación e investigación interna, con respeto a los principios de objetividad, proporcionalidad y confidencialidad.

• Respuesta oportuna a la persona denunciante, en la medida que no comprometa la investigación.

• Plazo máximo de resolución de tres meses, salvo complejidad excepcional debidamente justificada.